Før var arbejdet med beskrivelser besværligt, frustrerende og tidskrævende. Nu er det effektivt og koncentreret. Hans Henrik Ter-Boch fra Form Arkitekter skønner, at han sparer 50 % af tiden ved at bruge det rigtige beskrivelsesprogram – en investering, der hurtigt har tjent sig hjem.

Hans Henrik Ter-Boch fra Form Arkitekter har fået dobbelt så meget tid til det, der er væsentligt i arbejdet med beskrivelser – nemlig at sikre, at beskrivelserne i de udbud, der afleveres, er fyldestgørende, kvalitetssikrede og up-to-date:

- Jeg har spildt meget tid på at genopfinde dybe tallerkener, siger Hans Henrik Ter-Boch og uddyber: - Jeg brugte masser af tid på at lave en beskrivelse fra grunden, som jeg vidste, at jeg havde lavet tidligere. Ud over, at det var dybt frustrerende, så var det jo et irriterende spild af kostbar tid. Når beskrivelsen så endelig var lavet, brugte jeg yderligere spildtid på selve opsætningen i Word.
Beskrivelser er jo ofte ret lange og komplekse med referencer til numre og punkter, og derfor er det vigtigt, at opsætningen er overskuelig og nem at orientere sig i. Men det er Word slet ikke egnet til, fordi formater og koder ikke altid er lige gennemskuelige, og fordi opsætningen derfor pludselig kan rykke sig, uden at man helt ved hvorfor. Samlet set brugte jeg alt for meget tid på dobbeltarbejde og på selve præsentationsformen.

Halvdelen af tiden blev barberet af

Hos Form Arkitekter var man derfor klar til at effektivisere arbejdet med beskrivelser: - Vi havde brug for i langt højere grad at kunne genbruge de gamle beskrivelser, der allerede én gang var kvalitetssikrede samt at automatisere arbejdet med opsætningen. Derfor besluttede vi i september 2009 at købe et beskrivelsesprogram, der er udviklet til netop at imødekomme de udfordringer, vi oplevede. Det har også vist sig, at vi sparer ca. 50 % af tiden. Det er en væsentlig besparelse, der hurtigt tjener sig ind, siger Hans Henrik Ter-Boch og forklarer: -

Fordelen ved at arbejde med beskrivelser på den måde er, at man kan koncentrere sig om det vigtigste. Man starter ikke forfra hver gang, man skal lave en beskrivelse, fordi man kan finde de tidligere beskrivelser i programmets bibliotek. Det er heller ikke uvæsentligt, at risikoen for fejl i beskrivelserne bliver mindre, fordi de beskrivelser, man har liggende i biblioteket, jo har været tjekket igennem tidligere. Det output, der kommer ud, præsenterer sig professionelt og overskueligt. Alene det, at man ikke skal bruge tid på at fedte rundt i Word, er et kæmpe fremskridt.

Alt i alt en god investering

Beskrivelsesprogrammet hedder Ludoc, og det er et program i konstant udvikling: - Programmet har haft et par mindre børnesygdomme, som har givet lidt frustrationer fra tid til anden, men mig bekendt er fejlene udbedret i den nye version af programmet, og under alle omstændigheder har det været en god investering for os. Ludoc er nemt at gå til og opbygningen er systematisk og logisk, så man kommer godt omkring hver eneste beskrivelse. Nu ser jeg frem til, at fx tilbudslister bliver integreret, så man har en helstøbt løsning, hvor man kan lave al tekstbehandling af beskrivelser i forbindelse med et udbud ét og samme sted, afrunder Hans Henrik Ter-Boch.

Hans Henrik Ter-Boch, Form Arkitekter